CONSEJOS DE CORTESÍA #2
 

GUIA PARA IMPORTACION DE MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL

Notas:

1.      Algunos procedimientos o formularios pueden haber cambiado durante el plazo de la publicación

2.      Los permisos de importación excepcional por única vez,  no se autoriza por medio de VUCE Procomer sino que debe solicitarse directamente en las oficinas de cada una de las entidades rectoras.

Lic. Margarita Libby MBA

libby@margaritalibby.com.

+506-8833-7806

Conceptos básicos: 

Aceptación de la declaración: Acto por medio del cual el TICA envía un mensaje en el cual asigna un numero de aceptación al documento electrónico transmitido declaración por la autoridad aduanera competente.

Agente Aduanero: Auxiliar de la Función Publica que actúa en nombre de un Importador

Autoridad Aduanera: Es el funcionario del Servicio Nacional de Aduanas que en la ejecución de sus funciones vela por la correcta aplicación de la normativa aduanera

Conocimiento de embarque: Bill of Lading (B/L), Guía Aérea o Carta de Porte, constituye el  “Título representativo de mercancías”,

Consignatario: Es la persona que se establece en el Conocimiento de embarque como destinatario de la mercancía.

Certificado de Libre Venta: Es el documento expedido por la autoridad reguladora o responsable del registro de medicamentos, en el que se certifica que el producto a que se refiere el certificado está autorizado para la venta o distribución en el país o región de origen o procedencia.

COMEX: Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica

C.R: Costa Rica

DGA: Dirección General de Aduanas

DUA: Declaración Única Aduanera.

Despacho Simplificado: Procedimiento utilizado por la empresas de Entrega Rápida para que todo embarque que sea transportado por ellos y con un valor aduanero menor a $1000 USD pueda ser desalmacenado por cuenta de la empresa junto con varios embarques del mismo valor y luego entregado, previo pago de los tributos y servicios de nacionalización, a su consignatario.

FAD: Formulario de Autorización de Desalmacenaje

Factura Comercial: Documento expedido conforme a los usos y las costumbres comerciales, justificativo de un contrato de compraventa de mercancías o servicios extendido por el vendedor a nombre y cargo del comprador.

Importación: Es la introducción al territorio nacional cumplidos los tramites legales de mercancía provenientes del extranjero para su Uso y Consumo.

Importación Temporal: Es la introducción al territorio nacional durante un plazo autorizado por la Autoridad Aduanera cumplidos los tramites legales de mercancía provenientes del extranjero.

Lista de Empaque: Documento que contiene el detalle con el cual fueron cargadas las mercancías tales como: unidades por bulto, cantidad de bultos etc.

Ley: Ley General de Aduanas

Manifiesto de Carga: Documento emitido por el responsable de transportar las mercancías; contiene los números de identificación  de las Unidades de Transporte, la descripción de los bultos según lo declarado por el exportador.

Mercancía: Objeto susceptible de ser apropiado y, por ende, importado o exportado, clasificado conforme al Sistema Arancelario Centroamericano.

Muestras médicas: Las unidades o ejemplares de un medicamento que se facilitan gratuitamente a profesionales médicos, odontólogos y veterinarios para su promoción.

MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería

MENSAJE: Requerimientos para la Integración al Sistema de Información Aduanera.

N.T.: Nota Técnica

OMS: Organización Mundial de la Salud

PROCOMER: Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica

Potestad Aduanera: Es el conjunto de derechos, facultades y competencia que se le concede al servicio de aduanas y que se ejercitan a través de sus funcionarios para que puedan regular el tráfico del comercio exterior.

SEGURO Teórico: Monto que se suma al Valor de la Mercancía mas el Flete para determinar el Valor Aduanero cuando no se conoce el monto que se ha cancelado

TIC@: Sistema electrónico utilizado por la administración aduanera para realizar los trámites cuyo significado es: Tecnología de la Información para el Control Aduanero.

Unidad de Transporte: Compartimiento total o parcialmente cerrado, acondicionado especialmente para contener mercancías para uso reiterado, sin manipulación intermedia de carga, con un volumen interior mínimo de un metro cúbico, destinado a facilitar el transporte de mercancías.

Valor Aduanero: Base imponible sobre la cual se calcula la carga tributaria que debe de sufragarse en aduana cuando procede, está constituida por el Valor de la mercancía, todos los gastos y costos para transportarla hasta Costa Rica y un seguro que si no existe, es proporcionado por la aduana

Vehículo: Cualquier medio automotor de transporte de personas, carga o unidades de transporte.

VUCE: Ventanilla Única de Comercio Exterior de Costa Rica

1.         Introducción

Con mucha frecuencia se presentan inconvenientes derivados de la diferencia que deviene entre el concepto de muestras que a titulo comercial existe y lo que la Aduana en el momento de un internamiento aplica de en concordancia con la normativa que se encuentra en la Ley General de Aduanas. 

Sin duda, lo anterior tiene como resultado pagos de tributos no presupuestados y una gran cantidad de mercancías en abandono que finalmente por su naturaleza solo interesan al  consignatario original. 

Lo primero que pido siempre a los asistentes a mis seminarios de temas Aduaneros y de Comercio Internacional cuando el tema sale a colación, es que definan lo que para ellos es una muestra y las versiones siempre están dirigidas a lo que comercialmente se concibe como tal, este concepto riñe en cuantía y presentación especialmente como veremos mas adelante con lo que  la legislación ha dispuesto.

Como resultado de lo anterior la primera y más frecuente queja es que no se les consulto sobre el producto y las empresas de transporte rápido llegan a sus empresas con una notificación de que: tiene que pagar cierta cantidad y que el producto ya esta fuera de la aduana es decir, o paga o paga. 

Para efectos de este manual es de suma importancia apartarse un poco del concepto comercial porque lo que para usted, igual que para mi, que hacemos comercio internacional, es una “muestra sin valor comercial” puede no serlo en el concepto legal para la Autoridad Aduanera o las instituciones que autorizan el internamiento de productos restringidos. 

Este manual pretende facilitarle a las Industrias y Comerciantes en general y especialmente a las que tienen un giro de negocios que engloba necesidades de importación de muestras de Medicamentos, Productos Químicos y Alimentos, un  mejor entendimiento de los escenarios y de sus derechos como importadores habituales para fomentar la utilización de un régimen que muchas veces es excluido por considerarse complicado. 

Pues bien, estimado Industrial y Comerciante, dispóngase a importar sus muestras hasta cierto valor y no pague tributos o costos de Intermediarios, en todo caso, si decide utilizar un Agente Aduanero, éste puede haciendo uso del sustento legal respectivo, eximirle del pago de tributos por esas muestras, ése es su derecho de conformidad con la Ley General de Aduanas.

2.         Fuentes Utilizadas

 Paginas Web:

• Organización Mundial del Comercio
• Ministerio de Salud
• Ministerio de Comercio Exterior
• PROCOMER
• Portal SAT Guatemala
• Ministerio de Hacienda Costa Rica

Fundamentos Legales

Ley 7557 y sus reformas

Decreto Ejecutivo: 31536  - 

CIRCULAR ONVVA-006-2003

Manual de Procedimientos Aduaneros Vigente Res. DGA-021

DECRETO Nº 31595-S

DECRETO 33724-S

Agradecimientos

Ing. Xinia Maria Arias Quirós. Equipo Técnico Ministerio de Salud

Órgano Nacional de Valoración y Verificación Aduanera

Lic. Marvin Salas Ventanilla Única PROCOMER

3.         Que es una “muestra sin valor comercial”? 

Existe Legislación al respecto que debemos analizar porque es la que sustenta cuando un objeto es considerado “muestra sin valor Comercial” ambos conceptos es decir “muestra” y “sin valor comercial” son mutuamente incluyentes en todos los conceptos encontrados. 

4.         Características de una Muestra Sin Valor Comercial en el tamiz de la legislación Internacional 

• La muestra no se transó, no medió un pago de cualquier tipo por su adquisición es decir fueron suministradas gratuitamente.
• El fin de su importación es promocional, publicitario, de exhibición, degustación y otras actividades similares para demostrar sus cualidades o características
• Su presentación por su peso y cantidad hacen suponer que no seria posible utilizarla para un fin distinto del que ha sido especificado.

5.         La legislación en Costa Rica añade también condiciones  a lo anterior: 

• Que se presenten en materias ordinarias o que se presenten como muestras, según los usos del comercio,
• Que no haya más de un ejemplar por tamaño y clase
• Que el valor aduanero de importación total no exceda al equivalente en moneda nacional de doscientos pesos centroamericanos.
• Si son materias Primas o Productos Terminados deben estar  inutilizadas para cualquier otro fin que no sea su presentación como muestras (esa inutilización puede ser por medio de cortes, perforaciones o colocación de marcas indelebles con la leyenda "Muestra sin valor comercial",

Lo que se considera permitido es que aparte de estas muestras pueda venir dentro del mismo paquete catálogos, panfletos o folletos demostrativos que se relacionen con las muestras a importar.
 

6.         Perfil de interpretación para aduanas de lo que será considerado muestra: 

• Que sea una unidad por tamaño y clase
• Que su valor (incluyendo el flete y seguro aunque no haya un valor definido para el articulo) sea no mayor a $200.00 (esto refiere al valor total no al unitario)

Lo anterior funciona para mercancías que se encuentren en perfecto estado y de las que se demuestre sin lugar a dudas que no son objeto de transacción comercial entre el que lo envía y el que lo recibe.
 

7.         Entonces, que pasa con las Muestras que tienen un Valor Aduanero mayor o se presentan en cantidades mayores? 

• Si están inutilizadas para su venta por cortes, perforaciones, etc., que permiten aun exhibir sus características o que en su parte principal visible y/u operante exista una leyenda que diga “muestra sin valor comercial”.
• Si el valor es superior a $1000.00 deberá solicitar la intervención de un Agente de Aduanas

8.         Existen excepciones a lo todo anteriormente analizado: 

• Que esas muestras, aunque inutilizadas, no estén hechas con materiales preciosos.
• Que no se utilicen  para los fines declarados únicamente

 

9.         PREGUNTAS COMUNES  

9.1       Requiero un Agente Aduanero para Realizar el Trámite? 

No lo requiere, el interesado puede presentarse directamente al recinto de Deposito Fiscal o la oficina de la Aduana en donde se encuentre su mercancía con los documentos que se citan en las próximas paginas y recurrir a un Técnico de Operaciones Aduaneras (Aforador) y solicitar la inspección de su mercancía para que el funcionario publico (si cumple usted y su mercancía con todos los requisitos del caso), realice la confección del DUA de Importación.

9.2       Porque cuando traigo muestras por Courier o Casillas me cobran los impuestos? 

Existen varias razones que pueden suceder al mismo tiempo o una a una. 

• Porque el procedimiento simplificado de las empresas de entrega rápida estipula que las mercancías que son muestras no pueden ser despachadas por este sistema.
• Porque usted no ha notificado a su empresa de casillas o Courier que esta mercancía que espera necesita que se la dejen aparte para hacer usted mismo el trámite, entonces asumen que es un envío comercial y lo tramitan por su cuenta.
• Porque en la Guía aérea su proveedor no coloco en la descripción Muestras sin valor comercial
• Porque aun estando en la Guía aérea la empresa de Courier o Casillas ignoro lo que decía la descripción y lo tramito por su cuenta. (en este caso usted puede reclamar)

9.3       Puedo traer muestras por Correo Postal? 

Si puede, el procedimiento es el mismo en cuanto a restricciones de Salud, Químicos, valores, etc. 
 

9.4       Y si las muestras vienen con un embarque mayor? 

Puede usted pedir a su proveedor que separe e identifique la caja que contiene las muestras y que le envíe por separado un documento que indique que en el pedido X amparado al documento de embarque Y, se han enviado una cantidad de muestras Z sin valor comercial.

10.       MUESTRAS DE IMPORTACION RESTRINGIDA

 10.1.1   MEDICAMENTOS 

El  Decreto Nº 28113-S, Publicado en el Alcance N° 74 a La Gaceta N° 194 del miércoles 6 de octubre de 1999 permite la importación de neutras de medicamentos. NOTA TECNICA 57 

El concepto de muestras sin Valor Comercial tiene un estricto apego a lo que en materia Aduanera hemos definido:                                                                                   

El caso más común en cuanto a este tipo de muestras son productos de la industria química como aditivos, pigmentos, etc. que el importador necesita para hacer ensayos de características físico químicas o simplemente exhibición. 

Lo que el decreto 28466-S entiende como Muestra Medica es: 

Muestras médicas: Las unidades o ejemplares de un medicamento que se facilitan gratuitamente a profesionales médicos, odontólogos y veterinarios para su promoción.[1] 

El artículo 44 del mismo decreto autoriza la importación  de ejemplares originales con el fin de que estos sean para ensayos o análisis para registro del medicamento 

Condición: Que el Laboratorio Fabricante ya este inscrito 

Esto se aplica igualmente a las muestras sin valor comercial de un producto que ya se encuentre inscrito pero que se importe con el fin que se ha citado para promoción gratuita a médicos odontólogos y veterinarios. 

Es necesario citar de nuevo el concepto de Cuantía y de que dichas muestras indiquen “prohibida su venta” o “muestra sin Valor Comercial” 

Materia Prima para fabricar medicamentos  

El 43 del mismo decreto condiciona esta importación a que el importador o la farmacia o drogueria debe estar previamente registrado y su registro debe estar vigente.

RECUERDE:  

Que tanto la aduana como el Ministerio de Salud durante o posterior al desalmacenaje pueden verificar los requisitos del producto, las condiciones y su concordancia con la información presentada cuando se solicitó el permiso.

Procedimiento para importar Muestras, Originales para Registro o Materia Prima:
 

10.1.2  REQUISITOS PARA OBTENER EL PERMISO:

• Solicitud con Original y Copia. Debe Firmarla el Regente
• Presentar original y copia de la factura  (o el documento que consigne que se entrega a titulo gratuito) firmada por el regente.
• Permiso de importación de la Junta de Vigilancia de Drogas en el caso de psicotrópicos y estupefacientes.

·        En caso de derivados sanguíneos de origen humano o de medicamentos que los contengan, debe presentar además el certificado original firmado por el responsable del laboratorio fabricante de que el producto está libre de virus VIH-SIDA, hepatitis B y C
 

10.1.3 CONDICIONES

• Laboratorio Pre Registrado
• Importador o farmacia Registrada y con el registro vigente
• Es prohibido venderlos o comercializarlos: en el estado en que se importa la materia prima, los originales para registro o las muestras

 
10.1.4  Donde se Presenta la solicitud?:            

1.                  En la Ventanilla Única de la Dirección de Controles y Registros en el Ministerio de Salud de Costa Rica (calle 16 Ave 6 y 8 San José Costa Rica)

2.                  Luego en Ventanilla Única de PROCOMER, Paseo Colon 299 47 00
 

10.1.5  Plazo para Autorizar: 10 días hábiles  

10.2     MUESTRAS PRODUCTOS QUIMICOS

El Decreto 28113-S  indica que es posible importar Muestras sin valor comercial de productos químicos peligrosos o tóxicos. NOTA TECNICA 44
 

10.2.1  REQUISITOS

• Formulario de Autorización de Desalmacenaje
• Presentar original y copia de la factura  (o el documento que consigne que se entrega a titulo gratuito).
• Fotocopia de Documentos de embarque

10.2.2  CONDICION

El permiso se otorga por única vez y se justifica en que se requiere para hacer pruebas y análisis.
 

10.2.3  EXCEPCION

Precursores y Químicos Esenciales. Para estos si se requiere el Registro Previo 

Donde se Presenta la solicitud?:      

Ventanilla Única de PROCOMER, Paseo Colon 299 47 00 

Plazo para Autorizar: 10 días hábiles  

RECUERDE:  

Que tanto la aduana como el Ministerio de Salud durante o posterior al desalmacenaje pueden verificar los requisitos del producto, las condiciones y su concordancia con la información presentada cuando se solicito el permiso. 

10.3          MUESTRAS ALIMENTOS  

En este caso el Anexo 3 de la Resolución Nº 176-2006 de COMIECO, que enuncia el Reglamento Técnico Centroamericano 67.01.32.06 ha delimitado los requisitos al respecto. NOTA TECNICA 50 

Su aplicación es a Toda Importación de Alimentos procesados que no cuenten con registro sanitario y cuyo fin sea para fines de exhibición y alimentación. 

Dentro de la categoría anterior existen dos conceptos básicos expresados en la resolución: 

Alimento: es toda sustancia procesada, semiprocesada o no procesada, que se destina para la ingesta humana, incluidas las bebidas, goma de mascar, cualesquiera otras sustancias que se utilicen en la elaboración, preparación o tratamiento del mismo pero no incluye los cosméticos, el tabaco ni las sustancias que se utilizan como medicamentos.

Inocuidad de los alimentos: la garantía de que los alimentos no causarán daño al consumidor cuando se preparen y/o consuman de acuerdo con el uso a que se destinan[2]

10.3.1  PARA OBTENER EL PERMISO: 

1. Presentar una solicitud escrita en el formulario que se adjunta original y copia (puede adquirirlo en Procomer 299 4815)
2. Presentar el Certificado de Libre venta expedido por el país de procedencia
3. Cumplir con los requisitos Sanitarios y Fitosanitarios cuando los productos lo requieran.
4. Obtenido el Permiso apersonarse a Ventanilla Única de Procomer para que se transmita la autorización de Desalmacenaje.
    

10.3.2  Donde se Presenta?:                     

3.                  En la Ventanilla Única de la Dirección de Controles y Registros en el Ministerio de Salud de Costa Rica (calle 16 Ave 6 y 8 San José Costa Rica)

4.                  Luego en Ventanilla Única de PROCOMER, Paseo Colon 299 47 00

10.3.3  Plazo para Autorizar: 10 días hábiles
 

10.3.4  REQUISITOS DEL PRODUCTO

1. Llevar en su empaque una etiqueta que indique: “Prohibida su venta”.
2. Los locales donde se expongan los alimentos deberán cumplir con las condiciones higiénicas sanitarias que garanticen la inocuidad de los mismos
3. Es prohibido venderlos o comercializarlos de cualquier forma.
    

10.3.5  Los alimentos pueden importarse temporalmente y luego devolverse al extranjero?: 

Si es posible sin embargo los requisitos para su ingreso son los mismos que eventualmente los que se ingresan para degustación o exhibición y luego se regalan o se consumen en el proceso. 

El caso de la importación temporal implica una serie de requisitos de

• Identificación del producto,
• Garantía bancaria que cubra tributos que pagaría si su internamiento fuera definitivo
• Que el plazo de permanencia en el país no exceda lo autorizado por la aduana
• Que la mercancía no cambie su naturaleza y forma, entre otros

La recomendación de esta consultora es que siendo la industria alimenticia posee un giro dinámico y para mostrar las cualidades organolépticas de una muestra al posible consumidor es necesario la degustación, que evite la importación temporal como figura que además tiene el inconveniente de requerir de la intervención de un Agente Aduanero que probablemente agregue costos innecesarios a la operación. 

RECUERDE:  

Que tanto la aduana como el Ministerio de Salud durante o posterior al desalmacenaje pueden verificar los requisitos del producto, las condiciones y el lugar de su exhibición y su concordancia con la información presentada cuando se solicito el permiso. 

    Nota: Este formulario puede adquirirse en PROCOMER
 

Solicitud Nº_____

FORMULARIO DE SOLICITUD PARA IMPORTACIÓN DE

ALIMENTOS CON FINES DE EXHIBICIÓN Y DEGUSTACIÓN.

 Yo,______________________________________________________Con número de identificación:__________________________________En calidad de propietario  o representante legal de:____________________________________________Ubicada en:_________________________________________________Con teléfono Nº____, fax_____ y correo electrónico _________________ Solicito me sea autorizada la importación de los productos alimenticios siguientes:

 Dicha importación es para efectos de exhibición  degustación

Y se realizará en las instalaciones de________________________ubicadas en la ciudad de:________ en la siguiente dirección ____________Durante las fechas comprendidas del:________al________ ______ Día / mes Día / mes Año

Comprometiéndome a no comercializar dichos productos.

________________________                           ____/___/

                Firma del solicitante                               fecha

 Consejos de Previo a Importar muestras: 

Es importante que usted posea todas las pruebas documentales de que el producto que usted va a importar son muestras, esto por supuesto, debe sumarse a que las mercancías vengan acondicionadas en cuanto a etiquetas, leyendas cuantía, tamaño, peso etc. de conformidad con lo que la legislación ha estipulado para cada tipo de muestra el Ministerio respectivo y las limitaciones de la Ley General de Aduanas.

• Converse con su Proveedor para que este colabore con la identificación de los bultos y la preparación de los documentos necesarios.
• Solicite que identifique muy bien física y documentalmente las muestras en el caso de que sean transportadas con otra carga comercial.
• Si es un producto restringido no olvide solicitar el certificado de Libre Venta
• Recuerde pedirle la carta que compruebe que las mercancías están siendo suministradas gratuitamente y que esa carta debe tener la información de la compañía completa, solicite además que quien la firme coloque su dirección de e mail y teléfono en el caso de que la Aduana u otra entidad desee verificar la información contenida en el documento

Requisitos Documentales para importación de Muestras

• Documento del Exportador o el Proveedor que acredite que estas fueron suministradas Gratuitamente. Puede ser una factura con valor “0” que especifique la condición de muestras
• Certificado de Libre Venta emitido por la autoridad competente
• Documento de Autorización del Desalmacenaje por tratarse de productos restringidos por alguna entidad o Ministerio.
• Documento de Transporte en donde conste cual es el valor del Flete (si no se conociera la aduana aplica su propia tabla)
• Documento que demuestre que hubo pago de seguro y su monto (si no se conociera la aduana aplica su propia tabla)
• Tenga a mano manuales o información técnica del producto con el fin de aclarar cualquier duda con respecto a las mercancías que está tramitando.

Este consejo es una cortesía de

Lic. Margarita Libby MBA

libby@margaritalibby.com.

+506-8833-7806

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